Kolejne nowe obowiązki pracodawców dotyczące ochrony danych osobowych

4 maja 2019 r. weszła w życie tzw. „ustawa sektorowa”, która zmienia 162 krajowe ustawy zawierające przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy Kodeksu pracy. Dla pracodawców wiąże się to z koniecznością wprowadzenia kolejnych zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych w procesach kadrowych. W praktyce konieczność stosowania nowych wymogów prawnych spadnie na pracowników działów HR oraz kadry kierowniczej uczestniczących w procesach kadrowych. - Najważniejsze działania, jakie powinny zostać podjęte przez pracodawców w związku z uchwalonymi zmianami to po pierwsze weryfikacja zakresu danych osobowych, jakie żądane są od kandydatów i pracowników oraz aktualizacja treści kwestionariuszy osobowych służących do zbierania tych danych, jak również innych dokumentów przekazywanych pracownikom w związku z nawiązywaniem stosunku pracy - mówi w rozmowie z MarketNews24 Karolina Kulikowska, prawnik w Zięba&Partners. - Po drugie, pracodawcy powinni zaktualizować treść klauzuli informacyjnych zamieszczanych w ogłoszeniach rekrutacyjnych oraz nadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracownikom dopuszczonym do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, czyli tzw. „danych wrażliwych”. Ponadto, pracodawcy, u których działa Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych powinni dostosować treść regulaminu przyznawania świadczeń z funduszu do nowych wymogów, zweryfikować treść wniosków o przyznanie świadczenia z funduszu oraz zakres danych pozyskiwanych od wnioskujących, jak również wdrożyć obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia zasadności ich dalszego przechowywania. Nowe przepisy oznaczają dla pracodawców również ograniczenie możliwości stosowania praktyki background screeningu, czyli pozyskiwania danych osobowych od osób trzecich (np. byłych pracodawców). Przykładowo, pracodawca będzie mógł poprosić kandydata o dostarczenie referencji od poprzedniego pracodawcy, ale nie będzie już mógł kontaktować się z takim byłym pracodawcą bez zgody i wiedzy kandydata. Ograniczona została również możliwość weryfikacji zaświadczeń o niekaralności kandydata lub pracownika. Na gruncie nowych przepisów pracodawca będzie mógł pozyskać dane dotyczące karalności wyłącznie wtedy, jeżeli wymóg niekaralności na danym stanowisku wynika z przepisów prawa. Przetwarzanie danych zawartych w zaświadczeniu o niekaralności nie jest już zatem dopuszczalne nawet za zgodą pracownika.