Zmniejszanie ryzyka odpowiedzialności karnej i cywilnej zarządu dzięki procedurom

Aby eliminować ryzyko naruszenia prawa i uchronić się przed coraz bardziej restrykcyjną praktyką organów państwa, coraz więcej przedsiębiorców powinno wprowadzać procedury compliance.

- W ostatnim czasie coraz więcej spółek decyduje się na opracowanie i wdrożenie procedur compliance (polityk zgodności) w swoich organizacjach - mówi w rozmowie z MarketNews24 Michał Badowski – radca prawny, Counsel w Kancelarii Ożóg Tomczykowski. – Wpływ na to mają coraz większe wymagania prawne, przykładem przepisy ustawy AML dotyczącej przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Przepisy ustawy AML na początku dotyczyły wybranych instytucji głównie z sektora finansowego, takich jak np. banki. Dziś dotyczą już szerszego grona przedsiębiorców m.in. prowadzących księgi rachunkowe i pośredników w obrocie nieruchomościami. 

Przedsiębiorcy, którzy stosują procedury compliance, nawet bez wymogów ustawowych, zyskują na ich wprowadzeniu ponieważ wymuszają wśród pracowników poprawne i ostrożne zachowania eliminujące ryzyko. Wymuszają także staranność przy weryfikacji kontrahentów, w szczególności w kontekście rozliczenia VAT (ryzyko uczestnictwa w tzw. karuzeli vatowskiej). Wymaga tego dbałość o ich interesy i konieczność zarządzania ryzykiem.

Ich stosowanie zmniejsza ryzyka dla członków zarządu, związane z indywidualną odpowiedzialnością karną i cywilną. 

- Praktyka działania organów podatkowych jest coraz bardziej restrykcyjna, a kary administracyjne i inne sankcje pieniężne są bardzo dotkliwe, przykładem ograniczenie prawa do odliczenia podatku VAT – komentuje Michał Badowski z Kancelarii Ożóg Tomczykowski.  - Kary będą jeszcze bardziej dotkliwe, gdy wprowadzona zostanie ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Ta ustawa jest jeszcze na etapie dyskusji, ale w jej zapisach zaproponowano m.in. sankcje finansowe do 30 mln zł.

Wprowadzenie compliance okaże się bardzo przydatne, gdy przyjęty zostanie projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (implementacja dyrektywy unijnej „o ochronie sygnalistów”). Nie wiadomo jeszcze kiedy to się stanie, Polska ma duże opóźnienia, należy już do nielicznego grona krajów UE, które tej dyrektywy UE jeszcze nie wprowadziły.

Brak wprowadzenia i stosowania procedur (nieprawidłowość w organizacji) można traktować jako przejaw braku należytej staranności i przesłankę do ustalenia odpowiedzialności członków zarządu za działanie na szkodę spółki. 

Dla firm, zwłaszcza notowanych na GPW, bardzo ważne są ryzyka związane z utratą reputacji w wyniku nieustanowienia albo nieprzestrzegania procedur compliance.

Zarząd dochowuje staranności, gdy wprowadza te procedury i gdy poszczególne osoby wiedzą jaki jest ich zakres kompetencji, jak w określonych sytuacjach się zachować, kto wyraża zgodę, kto nadzoruje dane procesy etc. 

Prawidłowa organizacja podmiotu, podział odpowiedzialności, system zgłaszania i eliminowania nieprawidłowości oraz uświadomienie osób zatrudnionych, staje się standardem świadomej organizacji i obowiązkiem osób zarządzających.